Kunnanhallitus, kokous 13.8.2018

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 120 Kunnan arkistonjärjestämisen raportti

AurDno-2018-198

Valmistelija

  • Juho Karisaari, juho.karisaari@aura.fi

Perustelut

Auran kunnanvirastossa aloitettiin kunnanarkiston uudelleenjärjestäminen toukokuussa 2018. Järjestämisprojekti edeltää kunnan arkistoinnin yleistä uudistamista, mitä varten arkisto tulee saattaa ajantasaiseen käyttökuntoon.

Arkiston tilasta tehtiin 14.5. - 15.5.2018 alustava kartoitus, jonka pohjalta järjestämiselle laadittiin toimintasuunnitelma. Ensisijaisina ongelmakohtina nousivat esille toimialojen epätäsmällinen sijoittuminen arkistossa, hyllytyksen sekavuus, tarpeettoman ja vanhentuneen aineiston säilyttäminen vieden turhaan hyllytilaa sekä arkiston luetteloinnin puute. Kunnan arkistoluettelot olivat 1990-luvun alusta eikä sen jälkeen kertynyttä aineistoa ollut merkitty luetteloihin. Suunnitelmassa asetettiin kolme päätavoitetta: määräaikaisen aineiston seulonta, arkistonmuodostajien uudelleenjärjestäminen ja pysyvän aineiston arkistokuntoon saattaminen ja luettelointi.

Järjestäminen aloitettiin arkistonsiivouksella, jossa arkistosta inventoitiin ja hävitettiin vanhentunutta ja tarpeetonta aineistoa kuten kirjanpidon tositteita, vanhentuneita tiedoksiantoja ja päätösasiakirjoja sekä asiakirjojen toisteita ja työluonnoksia. Hävittämisestä vapautunut hyllytila on hyödynnetty aineiston uudelleenhyllytykseen, jossa kunnan eri toimialoille varattiin omat selkeät säilytystilat ja hajallaan säilytetyt asiakirjat koottiin yhteen. Asiakirjojen arvonmääritys perustui kunnan arkistonmuodostussuunnitelmaan (v. 1990) niiltä osin kuin se oli ajankohtainen, ja tukevana lähteenä toimivat Valtionarkiston määräys kunnallisten asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista (v. 1989) ja Kuntaliiton säilytysaikamääräykset ja -suositukset (v. 2002). Arkistonsiivous saatiin valmiiksi 21.6.2018, ja hävitetyn aineiston määräksi on arvioitu 80 hyllymetriä paperia.

Siivousprojektin päätyttyä arkistointi on jatkunut pysyvien asiakirjasarjojen läpikäynnillä ja seulonnalla. Aineistoa on sarja kerrallaan seulottu tarpeettomista papereista, pakattu arkistokelpoisiin koteloihin ja merkitty arkistoluetteloihin. Arkistoluettelot on digitoitu ja niitä päivitetään reaaliaikaisesti asiakirjojen käsittelyn edetessä. Elokuun alussa aineistosta on saatu lähes valmiiksi kunnanhallituksen arkisto, kirjanpidon ja palkanlaskennan asiakirjat sekä aloitettu teknisen toimen ja maatalouslautakunnan asiakirjojen käsittely.

Arkistoinnin edistymistä kesä- ja heinäkuun aikana ja uutta arkistojärjestystä selostetaan tarkemmin liitteenä olevassa raportissa.

Ehdotus

Esittelijä

  • Mika Joki, Kunnanjohtaja, mika.joki@aura.fi

Kunnanhallitus merkitsee raportin tietoon saatetuksi.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.


Muutoksenhaku

Päätöksistä ei saa kuntalain 136 §:n mukaan tehdä oikaisuvaatimusta, koska asia päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa.