Kunnanhallitus, kokous 21.12.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 226 Kunnanviraston tilojen kilpailuttaminen

AurDno-2020-309

Aikaisempi käsittely

Perustelut

Vuonna 1974 valmistuneessa kunnantalossa on todettu merkittäviä sisäilmaan liittyviä ongelmia. Jo aiemmin sosiaalitoimiston tilat on suljettu ja toiminnot siirretty toisiin tiloihin. Vuoden 2018 keväällä kunnanviraston hallinto- ja teknisen toimen tiloista tehtiin laaja sisäilmaan liittyvä selvitys. Vahanen-Yhtiöiden 24.5.2018 laatimassa raportissa listattiin keskeiset toimenpiteet sisäilman laadun takaamiseksi. Samalla arvioitiin, että kunnanvirastossa voitaisiin työskennellä vielä seuraavan 5 vuoden aikana turvallisesti.

Raportin mukaisista toimenpiteistä huolimatta koetun sisäilman laatu ei ole parantunut. Uudelleen tehdyt merkkiainekokeet osoittivat, että tehdyistä tiivistyskorjauksista huolimatta ulkoseinistä ja alapohjasta löytyy useita eri ilmavuotokohtia, joiden korjaus tulee erittäin kalliiksi. FCG:n tekemän kustannuslaskennan mukaan pelkkä tiivistyskorjaus kunnantaloon maksaisi 831 000 €:a (alv 0 %) ja laaja korjaus 1 455 000 €:a (alv 0 %). FCG:n tekemä elinkaarilaskelma osoittaa, että uudisrakennus tulee pitkällä aikajaksolla selkeästi korjausta edullisemmaksi vaihtoehdoksi.

Tällä hetkellä kunnanviraston hallinnosta on jouduttu kaksi työntekijää siirtämään väistötiloihin. Lisäksi useat työntekijät kokevat sisäilmaan laatuun liittyviä terveydellisiä haittoja. Korona-epidemian aikainen etätyö on helpottanut tilannetta, mutta suurella todennäköisyydellä ongelmat kasvavat, kun syksyllä on tarkoitus palata normaaliin toimistotyöhön. Jatkuva etätyö kunnanviraston työntekijöille ei ole mahdollista, koska merkittävä osa viraston työntekijöistä toimii asiakaspalvelutehtävissä. Nykyinen hajasijoitus aiheuttaa myös toiminnallista haittaa normaalitilanteeseen nähden mm. sijaistamisen, tiedonkulun ja työnjaon osalta.

Viimeisen vuoden aikana on etsitty vaihtoehtoisia tiloja ja ratkaisuja kunnanvirastolle. Siirtokelpoiset toimistotilat ovat lyhytaikainen ratkaisu ja tulevat pyydettyjen tarjousten perusteella kalliiksi. Lisäksi on selvitetty keskustaajamassa olevien vapaiden ja mahdollisesti vapautuvien tilojen soveltuvuutta kunnanviraston toimitiloiksi. Tarkastellut tilat ovat kunnalle liian pieniä ja lisäksi edellyttävät merkittäviä muutoskustannuksia, mikä tekee tilojen käyttöönotosta kallista. Kustannuksia lisää se, että kunnan arkistoa ei näihin tiloihin ole mahdollista sijoittaa, jolloin kunnan tulisi lisäksi ylläpitää kunnantaloa, jotta arkisto saadaan pidettyä toiminnassa. Arkistotilat ovat päivittäisessä käytössä mm. teknisen toimen, toimistosihteerien ja taloushallinnon toimesta.

Kunnan nykyiset hallinnolliset toiminnot on hajasijoitettu 3 eri tilaan: kunnantaloon, Paloaseman yläkertaan ja Tilhelään. Lisäksi sisäilmaongelmista johtuen on jouduttu ottamaan käyttöön yksi kunnan vuokra-asunto. Näiden tilojen ylläpitokustannukset ovat yhteensä n. 95 000 euroa vuodessa. Lisäksi kunnantalolla joudutaan varautumaan lisääntyviin kustannuksiin sisäilmaongelmien ratkaisemisessa. Mikäli päädyttäisiin yksiin yhteisiin kunnanviraston tiloihin, voitaisiin sekä Tilhelästä että kunnanvirastosta kokonaan luopua ja etsiä vuokralaisia Palokunnan talon yläkertaan. Samalla säästyisivät näihin tiloihin jo varatatu investointimäärärahat.

Selvitykset ovat osoittaneet, että nykyaikaisten toimistotilojen vaatimusten sovittaminen sellaisiin vanhoihin rakennuksiin, jotka ovat alun perin suunniteltu muuta kuin toimistokäyttöä varten, ei yleensä ole taloudellisesti kannattavaa. Päätöksenteossa tulee huomioida myös tilojen toiminnallisuuden vaikutuksia. Uudisrakentamisen yhteydessä on mahdollista kiinnittää erityistä huomiota toiminnallisuuteen mm. tilojen monikäyttöisyyteen ja laatutasoon liittyen. Uudisrakennuksella voidaan myös varmistaa, että työntekijöillä on tämän päivän vaatimukset täyttävät terveelliset, turvalliset ja viihtyisät toimitilat.

Kokonaisuutena tarkasteltuna taloudellisesti edullisinta ja toiminnallisesti tehokkainta on muuttaa nykyisistä hajautetuista tiloista suoraan lopulliseen yhtenäiseen uuteen tilaan, joka on varta vasten rakennettu toimistokäyttöön.

 

 

 

Ehdotus

Esittelijä

Mika Joki, Kunnanjohtaja, mika.joki@aura.fi

Kunnanhallitus päättää, että
1. kunnanviraston tilat kilpailutetaan vuokramallilla
2. kilpailutus ostetaan Sarastia Oy:ltä
3. kilpailutusasiakirjat hyväksytään elokuun kunnanhallituksen kokouksessa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Perustelut

Tekninen toimisto on täydentänyt tarjouspyyntöä ja siihen liittyviä asiakirjoja. Tekninen johtaja ja rakennustarkastaja esittelevät kokouksessa oheismateriaalina olevat tarjouspyyntöasiakirjat.

Ehdotus

Esittelijä

Mika Joki, Kunnanjohtaja, mika.joki@aura.fi

Kunnanhallitus hyväksyy oheismateriaalina olevat tarjouspyyntöasiakirjat ja oikeuttaa kilpailutuksen suorittavan Sarastia Oy:n tekemään niihin hankintalain / kilpailutuksen mahdollisesti edellyttämiä pieniä muutoksia.

Päätös

Esittelijän ehdotuksesta asia päätettiin yksimielisesti palauttaa valmisteluun.

Valmistelija

Kari Tuohi, Tekninen johtaja, kari.tuohi@aura.fi

Perustelut

KIlpailutusasiakirjoja on päivitetty edellisessä kokouksessa esiin nousseiden asioiden pohjalta. Suurimmat muutokset ovat rakennuksen etäisyys nykyisestä kunnanvirastosta, joka on pidennetty 750 metriin, kunnalta on mahdollisuus ostaa hankkeeseen tontti nykyisen kunnanviraston kiinteistöltä ja laatupisteitä annetaan myös, mikäli hankkeen yhteyteen sisältyy kuntaa elävöittävää lisäarvoa tuovaa investointia. Lisäarvon pisteytys määräytyy investointiin käytettyjen eurojen perusteella. Lisäinvestointi ei kuulu kunnan maksamaan vuokraan, vaan rahoittuu muun toimijan taholta.

Ehdotus

Esittelijä

Mika Joki, Kunnanjohtaja, mika.joki@aura.fi

Kunnanhallitus hyväksyy oheismateriaalina olevat tarjouspyyntöasiakirjat ja oikeuttaa teknisen johtajan yhdessä kilpailutuksen suorittavan Sarastia Oy:n kanssa tekemään niihin hankintalain / kilpailutuksen mahdollisesti edellyttämiä pieniä muutoksia.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Perustelut

Sarastia hankintapalvelut on pyytänyt 2.10.2020 lähetetyllä tarjouspyynnöllä 313035 tarjouksia kunnantalon vuokrauksesta Auran kunnalle. Hankinnassa käytettiin avointa hankintamenettelyä.  Hankinnasta on julkaistu käyttöoikeusurakkaa koskeva hankintailmoitus HILMASSA ja tarjouspyyntö on julkaistu Tarjouspalvelu.fi-palvelussa. Tarjouskilpailun aikana esitettiin tarjouspyyntöön liittyviä lisäkysymyksiä. Niiden perusteella muutettiin tarjouspyynnön alkuperäisiä vaatimuksia ja julkaistiin kaksi korjausilmoitusta: 29.10.2020 ja 10.11.2020. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska kyse on yhdestä kokonaisuudesta. Kunnantalon laatu on määritelty tarjouspyyntöasiakirjoissa.

Määräaikaan 1.12.2020 klo 12.00 mennessä tarjouksen jättivät: Flexator Oy, JPJ-Rakennus Oy, Mediset Hoivarakentajat Oy, Plus Hoivakiinteistöt Oy ja Rakennus-Salama Oy.

Tarjoukset avattiin Sarastia hankintapalveluissa 1.12.2020. Läsnä olivat hankinta-asiantuntija Anita Okkola-Lind ja hankintapalveluiden päällikkö Timo Leppälahti.

Tarjousten käsittely avoimessa menettelyssä on kolmivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan tarjoajien kelpoisuus ja toisessa vaiheessa tarkastetaan tarjousten vastaavuus tarjouspyyntöön ja kolmannessa vaiheessa tehdään tarjouspyynnön mukaisten tarjousten välillä tarjousvertailu tarjouspyynnössä ilmoitetuin valintaperustein. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten tulee täyttyä, jotta tarjous pääsee mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousten käsittelyssä todettiin, että kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajan kelpoisuudelle asetetut ehdot.

Tarjouspyynnössä on vaadittu, että sosiaaliosastolla tulee olla yhteisen sisäänkäynnin lisäksi erillinen sisäänkäynti ja se tulee voida erottaa omaksi tilakseen. Lisäksi LVI-töiden rakennustapaselostuksessa on edellytetty jäähdytysjärjestelmää ”Kiinteistön kaikkien tilojen sisäilmaolosuhteet S2/2018. Olosuhteiden toteutuminen edellyttää kiinteistön jäähdytystä.” Edellä mainittuja vaatimuksia ei ole huomioitu Flexator Oy:n ja Rakennus-Salama Oy:n tarjouksessa ja heidän esittämänsä pohjaratkaisut eivät ole tarjouspyynnön mukaisia. Tästä syystä Flexator Oy:n ja Rakennus-Salama Oy:n tarjoukset tulee sulkea pois tarjouskilpailusta.

JPJ-Rakennus Oy:n, Mediset Hoivarakentajat Oy:n ja Plus Hoivakiinteistöt Oy:n tarjoukset vastasivat tarjouspyyntöä.

Tarjousten vertailun ja siitä tehdyn pisteytyksen perusteella tarjoajat saivat seuraavat vertailupisteet:

JPJ-Rakennus Oy:n                                57,742

Mediset Hoivarakentajat Oy                    96,154

Plus Hoivakiinteistöt Oy                          86,049

Ehdotus

Esittelijä

  • Mika Joki, Kunnanjohtaja, mika.joki@aura.fi

Päätetään sulkea Flexator Oy:n ja Rakennus-Salama Oy:n tarjoukset pois tarjouskilpailusta.

Päätetään valita Auran kunnan kunnantalon toimittajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt Mediset Hoivarakentajat Oy.

Kunnanhallitus valtuuttaa kunnanjohtajan allekirjoittamaan vuokrasopimuksen valitun toimittajan kanssa.

Päätös

Puheenjohtaja Jukka Leino ehdotti, että asia jätetään pöydälle, Juhani Yli-Pohja kannatti. Kunnanhallitus päätti yksimielisesti jättää asian pöydälle.

Liitteet

Oheismateriaali


Muutoksenhaku

Päätöksestä ei saa tehdä kuntalain 136 §:n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa.