Kunnanhallitus, kokous 22.6.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 115 Kunnanviraston tilojen kilpailuttaminen

AurDno-2020-309

Perustelut

Vuonna 1974 valmistuneessa kunnantalossa on todettu merkittäviä sisäilmaan liittyviä ongelmia. Jo aiemmin sosiaalitoimiston tilat on suljettu ja toiminnot siirretty toisiin tiloihin. Vuoden 2018 keväällä kunnanviraston hallinto- ja teknisen toimen tiloista tehtiin laaja sisäilmaan liittyvä selvitys. Vahanen-Yhtiöiden 24.5.2018 laatimassa raportissa listattiin keskeiset toimenpiteet sisäilman laadun takaamiseksi. Samalla arvioitiin, että kunnanvirastossa voitaisiin työskennellä vielä seuraavan 5 vuoden aikana turvallisesti.

Raportin mukaisista toimenpiteistä huolimatta koetun sisäilman laatu ei ole parantunut. Uudelleen tehdyt merkkiainekokeet osoittivat, että tehdyistä tiivistyskorjauksista huolimatta ulkoseinistä ja alapohjasta löytyy useita eri ilmavuotokohtia, joiden korjaus tulee erittäin kalliiksi. FCG:n tekemän kustannuslaskennan mukaan pelkkä tiivistyskorjaus kunnantaloon maksaisi 831 000 €:a (alv 0 %) ja laaja korjaus 1 455 000 €:a (alv 0 %). FCG:n tekemä elinkaarilaskelma osoittaa, että uudisrakennus tulee pitkällä aikajaksolla selkeästi korjausta edullisemmaksi vaihtoehdoksi.

Tällä hetkellä kunnanviraston hallinnosta on jouduttu kaksi työntekijää siirtämään väistötiloihin. Lisäksi useat työntekijät kokevat sisäilmaan laatuun liittyviä terveydellisiä haittoja. Korona-epidemian aikainen etätyö on helpottanut tilannetta, mutta suurella todennäköisyydellä ongelmat kasvavat, kun syksyllä on tarkoitus palata normaaliin toimistotyöhön. Jatkuva etätyö kunnanviraston työntekijöille ei ole mahdollista, koska merkittävä osa viraston työntekijöistä toimii asiakaspalvelutehtävissä. Nykyinen hajasijoitus aiheuttaa myös toiminnallista haittaa normaalitilanteeseen nähden mm. sijaistamisen, tiedonkulun ja työnjaon osalta.

Viimeisen vuoden aikana on etsitty vaihtoehtoisia tiloja ja ratkaisuja kunnanvirastolle. Siirtokelpoiset toimistotilat ovat lyhytaikainen ratkaisu ja tulevat pyydettyjen tarjousten perusteella kalliiksi. Lisäksi on selvitetty keskustaajamassa olevien vapaiden ja mahdollisesti vapautuvien tilojen soveltuvuutta kunnanviraston toimitiloiksi. Tarkastellut tilat ovat kunnalle liian pieniä ja lisäksi edellyttävät merkittäviä muutoskustannuksia, mikä tekee tilojen käyttöönotosta kallista. Kustannuksia lisää se, että kunnan arkistoa ei näihin tiloihin ole mahdollista sijoittaa, jolloin kunnan tulisi lisäksi ylläpitää kunnantaloa, jotta arkisto saadaan pidettyä toiminnassa. Arkistotilat ovat päivittäisessä käytössä mm. teknisen toimen, toimistosihteerien ja taloushallinnon toimesta.

Kunnan nykyiset hallinnolliset toiminnot on hajasijoitettu 3 eri tilaan: kunnantaloon, Paloaseman yläkertaan ja Tilhelään. Lisäksi sisäilmaongelmista johtuen on jouduttu ottamaan käyttöön yksi kunnan vuokra-asunto. Näiden tilojen ylläpitokustannukset ovat yhteensä n. 95 000 euroa vuodessa. Lisäksi kunnantalolla joudutaan varautumaan lisääntyviin kustannuksiin sisäilmaongelmien ratkaisemisessa. Mikäli päädyttäisiin yksiin yhteisiin kunnanviraston tiloihin, voitaisiin sekä Tilhelästä että kunnanvirastosta kokonaan luopua ja etsiä vuokralaisia Palokunnan talon yläkertaan. Samalla säästyisivät näihin tiloihin jo varatatu investointimäärärahat.

Selvitykset ovat osoittaneet, että nykyaikaisten toimistotilojen vaatimusten sovittaminen sellaisiin vanhoihin rakennuksiin, jotka ovat alun perin suunniteltu muuta kuin toimistokäyttöä varten, ei yleensä ole taloudellisesti kannattavaa. Päätöksenteossa tulee huomioida myös tilojen toiminnallisuuden vaikutuksia. Uudisrakentamisen yhteydessä on mahdollista kiinnittää erityistä huomiota toiminnallisuuteen mm. tilojen monikäyttöisyyteen ja laatutasoon liittyen. Uudisrakennuksella voidaan myös varmistaa, että työntekijöillä on tämän päivän vaatimukset täyttävät terveelliset, turvalliset ja viihtyisät toimitilat.

Kokonaisuutena tarkasteltuna taloudellisesti edullisinta ja toiminnallisesti tehokkainta on muuttaa nykyisistä hajautetuista tiloista suoraan lopulliseen yhtenäiseen uuteen tilaan, joka on varta vasten rakennettu toimistokäyttöön.

 

 

 

Ehdotus

Esittelijä

  • Mika Joki, Kunnanjohtaja, mika.joki@aura.fi

Kunnanhallitus päättää, että
1. kunnanviraston tilat kilpailutetaan vuokramallilla
2. kilpailutus ostetaan Sarastia Oy:ltä
3. kilpailutusasiakirjat hyväksytään elokuun kunnanhallituksen kokouksessa.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Tiedoksi

timo.leppalahti@sarastia.fi

Muutoksenhaku

Päätöksestä ei saa tehdä kuntalain 136 §:n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa.