Tekninen lautakunta, kokous 14.6.2018

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 37 Sähköinen kokouskäytäntö

AurDno-2018-137

Valmistelija

  • Kari Tuohi, Tekninen johtaja, kari.tuohi@aura.fi

Perustelut

Auran kunta otti käyttöön asianhallintajärjestelmän ja sähköisen kokouskäytännön kunnanhallitukselle 1.3.2018. Järjestelmän käyttöönotto sujui melko hyvin, ja etenkin kunnanhallituksen sähköinen kokouskäytäntö on toiminut heti maaliskuun ensimmäisestä kokouksesta alkaen. Silloin tällöin luottamushenkilöillä on ollut kirjautumisvaikeuksia järjestelmään, mutta kokoushallinta itsessään on helppokäyttöinen. Kunnan asiakirjat tehdään nyt pääsääntöisesti asianhallintajärjestelmään ja kaikki viralliset kokoukset tehdään järjestelmään, vaikka kokouskutsu postitettaisiinkin paperilla. Järjestelmässä on helppo siirtää kokousasioita toimielimeltä toiselle. Koska järjestelmä on hankittu kuntaan ja koska suurin osa kunnan toimijoista osaa järjestelmää käyttää, kannattaa käyttöä laajentaa mahdollisimman nopeasti valtuustoon ja lautakuntiin.

Auran SDP:n valtuustoryhmä on ehdottanut, että Auran kunnan luottamushenkilöt siirtyvät sähköiseen kokouskäytäntöön.

Kunnanhallitus päätti 14.5.2018, että sähköinen kokouskäytäntö otetaan käyttöön kunnan kaikissa toimielimissä 1.9.2018 alkaen. Kunnanhallituksen pöytäkuntaa lukuunottamatta toimielimen jäsenellä on oikeus valita käyttääkö omaa vai kunnan laitetta, ja tämä tulee ilmoittaa kuntaan elokuun 2018 loppuun mennessä.  Luottamushenkilölle maksetaan kymmenen euron korvaus kokousta kohden oman laitteen käytöstä. Mikäli luottamushenkilön ei ole mahdollista käyttää sähköistä kokousmenettelyä, tulee tästäkin ilmoittaa elokuun loppuun mennessä.

Ehdotus

Esittelijä

  • Kari Tuohi, Tekninen johtaja, kari.tuohi@aura.fi

Tekninen lautakunta ottaa käyttöön sähköisen kokouskäytännön 1.9.2018 alkaen. Käytännön järjestelyistä päätetään kokouksessa.

Päätös

Tekninen lautakunta päätti ottaa sähköisen kokouskäytännön käyttöön 1.9.2018 alkaen.

Kokouskutsut tulee tekstiviestillä ja esityslista sähköposti linkkinä, tarvittaessa erikseen pyydettäessä lista lähetetään paperitse postilla.

Ensimmäisessä sähköisessä kokouksessa on paikalla myös ATK-tukihenkilö.

Tablettien tarve selviää hallintotoimiston kyselyn perusteella elokuun loppuun mennessä. Tablettien mahdollista yhteishankintaa selvitetään samassa yhteydessä. Lautakunnan jäsenillä on kokouksissa on käytössä oma tai Auran kunnan tabletti.