Perustelut
Palkkasihteeri on ilmoittanut, että hänen viimeinen varsinainen työpäivänsä Auran kunnassa on 7.2.2025. Tällöin palkanlaskennan prosessit osaa kunnan organisaatiossa vain yksi henkilö, jonka työnkuvaan kuuluu palkanlaskennan lisäksi puolet kirjanpidon tehtävistä. Yhden henkilön varaan palkkahallintoa ei voida jättää, sillä palkanmaksu on kriittinen tehtävä ja kunnassa on kaksi varsinaista palkanmaksupäivää kuussa. Palkkasihteeri toimii palkkahallinto-ohjelman ja siihen liittyvien osaohjelmien pääkäyttäjänä. Vaihtoehtoisina järjestämistapoina jatkossa on selvitetty joko palkkahallinnon osittaista ulkoistusta, yhteistyön käynnistämistä naapurikunnan kanssa tai uuden työntekijän palkkaamista poisjäävän tilalle.
Koska kunnassa on vakituisia työntekijöitä vain noin sata, yhden kokonaisen henkilön palkkaaminen ei ole perusteltua. Naapurikuntien kanssa asiassa on käyty alustavia keskusteluja mutta konkreettista suunnitelmaa Auran aikatauluun sopivasti ei toistaiseksi ole saatavilla. Kokonaisuuden kannalta tarkoituksenmukaisimmaksi toimintamalliksi nousi elokuussa pidetyssä valtuuston iltakoulussa palkkahallinnon osittainen ulkoistaminen siirtymäkauden ajaksi. Ajatus on toteuttaa osaulkoistus aluksi kahden vuoden määräajaksi, jonka aikana suunnitellaan ja valmistellaan pidemmän tähtäimen kestävä palkkahallinnon ratkaisu.
Palkanmaksun tarjouspyynnössä määritellään palvelun tuottajan ja tilaajan välinen työn- ja tehtävien jako. Tavoitteena on saada palkkahallinnon prosessit toimimaan hyvällä yhteistyöllä siten, että palkansaajiin ei vaikuta prosessien hoitamisessa tapahtunut toimijan muutos. Vain neuvontaosoite vaihtuu, mikäli palkkalaskelmasta on kysyttävää. Esihenkilöiltä edellytetään jatkossa täsmällisempää toimintaa ja kunta-alan sopimusosaamista. Palkkahallinnossa käytetään kunnassa nyt käytössä olevia ohjelmia. Osittainen ulkoistus ja kumppanuus toisi toimintavarmuuden palkanlaskennan prosesseihin. Kuntaan jää silti palkkahallinnon tehtäviä, joita ei voi ulkoistaa tai joita ei ole pystytty sähköistämään. Esimerkiksi raporttien tulostaminen on järkevää tehdä suoraan kunnan hallinnosta. Tarjousta pyydetään aluksi vuoden 2026 loppuun asti, jona aikana selvitetään palkanmaksun jatkotoiminta Auran kunnassa. Kumppanuudella tarkoitetaan tarjouspyynnössä palvelun yhdessä tekemistä ja kehittämistä sujuvaksi kokonaisuudeksi.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Terhi Källi, Kunnanjohtaja, terhi.kalli@aura.fi
Kunnanhallitus päättää käynnistää palkkahallintopalveluiden hankinnan ja pyytää tarjouksia palvelun tuottamisesta 8.11.2024 mennessä.