Kunnanhallitus, kokous 14.9.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 150 Vapaa-aikasihteerin viransijaisuus

AurDno-2020-347

Valmistelija

  • Tuija Pellosmaa, Hallintojohtaja, tuija.pellosmaa@aura.fi

Perustelut

Vapaa-aikasihteeri toimii vapaa-aikalautakunnan valmistelijana ja esittelijänä. Vapaa-aikasihteeri on jäämässä 27.10.2020 alkaen virkavapaalle 10 - 12 kuukaudeksi. Vapaa-aikatoimen tehtävistä nuorisotyö ja liikunta- sekä kulttuuritoimi ovat kunnan lakisääteisiä tehtäviä. Näiden lisäksi vapaa-aikasihteerin vastuualueisiin kuuluvat virkistysalueen palvelut ja hyvinvointikoordinaattorin tehtävät. Tehtäviin kuuluvat myös vapaa-aikatoimen palveluista huolehtiminen, nuorten elinolojen parantaminen ja harrastustoiminnan koordinointi. Vapaa-aikasihteeri toimii suorana esimiehenä nuorisotyöntekijälle, osa-aikaiselle nuoriso-ohjaajalle (aluehallintoviraston avustuksella palkattu), osa-aikaisille ohjaajille ja taiteilijoille (lyhyet toimintokohtaiset työsuhteet), kesäkaudella nuorille kesätyöntekijöille ja virkistysalueen aluehoitajalle sekä hanketyöntekijöille. Hanketyöntekijöitä ko. ajalla tulevat olemaan teatterihankkeen työntekijä (50% työntekijä puoli vuotta). Perehdytyksen vapaa-aikatoimen työtehtäviin hoitaa vapaa-aikasihteeri, joka vastaa muutoinkin toimintojen suunnittelusta ja toteutuksesta kokonaisuudessaan. Vapaa-aikasihteerin työlle on ominaista useiden eri aikajanoilla kulkevien projektien ja toimintojen yhtäaikainen kokonaishallinta.

Liikuntatoimi on kunnan tehtävistä ollut vähimmällä panostuksella, sillä paikkakunnalla on aktiivista yhdistystoimintaa, yksityistä palvelutuotantoa ja kansalaisopiston palveluja. Liikuntapalveluiden osalta pääpaino on sisä- ja ulkoliikuntavuorojen jakamisessa ja muiden vuorojen sopimisessa sekä tiedottamisessa. Myös liikunnan palveluketjun suunnitteluun on panostettu viime aikoina yhteistyössä terveyskeskuksen kanssa esim. kohdennetuille ryhmille palveluja tarjoten yhteistyössä. Tälle uusinta jatkumoa tulee olemaan Arkeen voimaa toimintamallin käyttöönotto, joka toteutetaan jokaisessa Varsinais-Suomen kunnassa. Jotta uuden liikuntalain velvoitteet tulee täytetyksi kunnan tulee kuitenkin panostaa ennaltaehkäiseviin liikuntapalveluihin enemmän. Kulttuuritoimen tehtävistä eniten aikaa vievät taidekurssien ja kulttuuritapahtumien organisointi. Gallerian näyttelyiden sopiminen on ollut viimeisin tehtävänkuvaan lisätty työtehtävä. Lisäksi nuorisotyöhön on yhdistetty kulttuurisia tapahtumia.

Vapaa-aikalautakunnan palkat ja palkkiot ovat vuositasolla noin 90.000 euroa ilman palkkojen sivukuluja, joista kertyy hieman yli 20.000 euroa. Palveluiden ostoihin on budjetoitu tämän vuoden talousarvioon 40.340 €, tarvikkeisiin 9.200 € ja yhdistysavustuksiin 19.000 €. Vapaa-aikasihteerin palkkakustannus vuodeksi on noin 43.000 euroa.

Auran kunnan aiempien ja nykyisten talouden tasapainottamistoimenpiteiden myötä vapaa-aikasihteeri on hakenut avustuksia ja hankerahoituksia eri lähteistä (EU, Erasmus+, Aluehallintovirasto). Vapaa-aikasihteerin hallinnoimia yksittäisiä hankkeita osuu virkavapaan ajalle seitsemän. Lisäksi on sovittuja yhteistyöhankkeita, joihin vapaa-aikasihteeri osallistuu. Avustusten arvioitu euromääräinen osuus vapaa-aikasihteerin hallinnoimien hankkeiden osalta on 152.331,50 €. Mikäli avustus koulunuorisotyöhön saadaan, aloittaminen vaatii nuoristotoimen ja koulun yhteistyötä. Käytännössä esimiestyö on järkevintä osoittaa koulunuorisotyöntekijälle rehtorin työpanoksesta.

Tulevan vuoden osalta koronaviruspandemia muodostaa edelleen epävarmuutta yleisötapahtumien järjestelyissä. Kun fyysiset nuorisotilat sulkeutuivat ja vapaa-aikatoimen tapahtumat peruuntuivat loppukevääksi, kunta ei lomauttanut henkilöstöä. Henkilöstö keskittyi tällöin tiedotukseen ja vaativampien suunnitelmien tekoon sekä nuorisopalveluiden tarjoamiseen verkossa. Toiminta- ja hyvinvointikertomuksen tavoitteiden saavuttamisessa on työtä tehtävänä, vaikka yleisötapahtumia ei voisi järjestää. Yksilöllisen nuorisotyön tarve kasvoi pandemian aikana, jolloin vapaa-aikasihteerin nuorisosihteerin tehtäviin käyttämä työaika kasvoi nuorisotyön toimintapojen linjausten sekä kehittämisen myötä. Nuorisotyön, koulun ja sosiaalitoimen yhteistyö on nyt hyvällä mallilla sujuen ilman vapaa-aikasihteerin työpanosta.

Vapaa-aikasihteerin opintovapaan sijaisuutta talvella hoitanut henkilö ei ole käytettävissä uuteen sijaisuuteen. Organisaation ulkopuolelta tulevan henkilön työpanoksesta kuluu ensimmäisten kuukausien aikana paljon aikaa yhteistyökumppaneiden selvittämiseen ja yhteydenottoihin, ohjelmien opetteluun sekä organisaation toimintatavan selvittelyyn. Tässä työssä hyödynnetään monipuolisesti organisaation muuta henkilöstöä, jotta ajankohtaiset asiat saadaan sujuvasti hoitumaan. Sijaiselta kuluu helposti muutamasta kuukaudesta puoleen vuoteen erilaisten asioiden opetteluun, ennen kuin työtehtävät alkavat sujua itsenäisesti.

Hallintotoimistossa on keskusteltu vapaa-aikasihteerin tehtävien mahdollisesta jakamisesta kunnan nykyisen henkilöstön kesken. Tehtävässä on erotettavissa kolme pakettia, joita voitaisiin hyvällä yhteistyöllä hoitaa. Tiedottaminen, ilmoittautumiset tapahtumiin ja muut niihin liittyvät järjestelyt muodostaisivat yhden kokonaisuuden, tapahtumien suunnittelu ja organisointi, yhteistyö eri toimijoiden kanssa ja verkostotapaamiset muodostaisivat toisen kokonaisuuden ja kolmannen kokonaisuuden muodostaisivat talouden suunnittelu ja seuranta sekä hallinto. Tehtävät voitaisiin jakaa toimistosihteerille (viestintä ja tiedottaminen), kehittämisjohtajalle (yhteistyö, tapahtumat ja verkostot) ja hallintojohtajalle (talous ja hallinto). Hankkeiden raportointi ja rahoitushakemukset hoidettaisiin yhteistyössä. Toiminta pystyttäisiin järjestämään melko pitkälti talousarvioon suunnitellulla tavalla. Tehtävistä karsittaisiin seminaareihin osallistumiset, pienet erilliset tapahtumat ja osa yhteistyöverkostotoiminnasta. Toimistosihteeri on jo nyt osallistunut tiedottamiseen ja viestintään. Kehittämisjohtaja tekee pitkälti samojen toimijoiden kanssa yhteistyötä eri tapahtumien järjestelyissä ja muissa projekteissa. Lisäksi hänellä on ennestään esimieskokemusta, laajat verkostot ja hyvät organisointitaidot. Organisaation toimintatavat, ohjelmistot ja ihmiset ovat jo ennestään tuttuja. Isolla todennäköisyydellä myös Koronaviruspandemia rajoittaa talven aikana tapahtumatuotantoa. Talousarvion toiminnalliset tavoitteet ovat tällä hetkellä valmistelussa, joten väliaikainen toimintamuutos ensi vuodelle voidaan helposti huomioida.

Kunnan taloudellinen tilanne näyttää loppuvuoden ja etenkin ensi vuoden osalta erittäin haasteelliselta. Valtuuston hyväksymä säästöohjelma ei tule riittämään sellaisenaan, vaan kunnan on löydettävä lisää keinoja talouden tasapainotukseen. Edellä ehdotetun tehtäväjärjestelyn kautta saataisiin 25 000 - 28 000 euron palkkakustannussäästö riippuen siitä paljonko toimistosihteerille ja kehittämisjohtajalle lisävastuista korvattaisiin.

Ehdotus

Esittelijä

  • Mika Joki, Kunnanjohtaja, mika.joki@aura.fi

Kunnanhallitus päättää, että vapaa-aikasihteerin tehtävät jaetaan anotun virkavapaan ajaksi toimistosihteerille, kehittämisjohtajalle ja hallintojohtajalle.

Päätös

Taru Sahla esitti, että täytetään viransijaisuus 100 %:lla työntekijällä. Jouko Vähä-Rahka ehdotti asian jättämistä pöydälle. Jukka Leino kannatti. Kari Koivu ja Virpi Kauhanen kannattivat Taru Sahlan ehdotusta.

Suoritettiin kaksi äänestystä. Kunnanhallituksen päätökseksi tuli täyttöluvan myöntäminen viransijaisuuteen.

Äänestystulokset

  • Jaa 3 kpl 43%

    Jouko Vähä-Rahka, Juhani Yli-Pohja, Jukka Leino

  • Ei 4 kpl 57%

    Kari Koivu, Sanna Laine, Virpi Kauhanen, Taru Sahla

  • Jaa 3 kpl 43%

    Jouko Vähä-Rahka, Jukka Leino, Juhani Yli-Pohja

  • Ei 4 kpl 57%

    Kari Koivu, Taru Sahla, Virpi Kauhanen, Sanna Laine


Muutoksenhaku

Päätöksestä ei saa tehdä kuntalain 136 §:n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa.