Kunnanhallitus, kokous 25.11.2024

§ 216 Palkkahallinnon järjestäminen

AurDno-2024-308

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Tuija Pellosmaa, Hallintojohtaja, tuija.pellosmaa@aura.fi

Perustelut

Palkkasihteeri on ilmoittanut, että hänen viimeinen varsinainen työpäivänsä Auran kunnassa on 7.2.2025. Tällöin palkanlaskennan prosessit osaa kunnan organisaatiossa vain yksi henkilö, jonka työnkuvaan kuuluu palkanlaskennan lisäksi puolet kirjanpidon tehtävistä. Yhden henkilön varaan palkkahallintoa ei voida jättää, sillä palkanmaksu on kriittinen tehtävä ja kunnassa on kaksi varsinaista palkanmaksupäivää kuussa. Palkkasihteeri toimii palkkahallinto-ohjelman ja siihen liittyvien osaohjelmien pääkäyttäjänä. Vaihtoehtoisina järjestämistapoina jatkossa on selvitetty joko palkkahallinnon osittaista ulkoistusta, yhteistyön käynnistämistä naapurikunnan kanssa tai uuden työntekijän palkkaamista poisjäävän tilalle.

Koska kunnassa on vakituisia työntekijöitä vain noin sata, yhden kokonaisen henkilön palkkaaminen ei ole perusteltua. Naapurikuntien kanssa asiassa on käyty alustavia keskusteluja mutta konkreettista suunnitelmaa Auran aikatauluun sopivasti ei toistaiseksi ole saatavilla. Kokonaisuuden kannalta tarkoituksenmukaisimmaksi toimintamalliksi nousi elokuussa pidetyssä valtuuston iltakoulussa palkkahallinnon osittainen ulkoistaminen siirtymäkauden ajaksi. Ajatus on toteuttaa osaulkoistus aluksi kahden vuoden määräajaksi, jonka aikana suunnitellaan ja valmistellaan pidemmän tähtäimen kestävä palkkahallinnon ratkaisu.

Palkanmaksun tarjouspyynnössä määritellään palvelun tuottajan ja tilaajan välinen työn- ja tehtävien jako. Tavoitteena on saada palkkahallinnon prosessit toimimaan hyvällä yhteistyöllä siten, että palkansaajiin ei vaikuta prosessien hoitamisessa tapahtunut toimijan muutos. Vain neuvontaosoite vaihtuu, mikäli palkkalaskelmasta on kysyttävää. Esihenkilöiltä edellytetään jatkossa täsmällisempää toimintaa ja kunta-alan sopimusosaamista. Palkkahallinnossa käytetään kunnassa nyt käytössä olevia ohjelmia. Osittainen ulkoistus ja kumppanuus toisi toimintavarmuuden palkanlaskennan prosesseihin. Kuntaan jää silti palkkahallinnon tehtäviä, joita ei voi ulkoistaa tai joita ei ole pystytty sähköistämään. Esimerkiksi raporttien tulostaminen on järkevää tehdä suoraan kunnan hallinnosta. Tarjousta pyydetään aluksi vuoden 2026 loppuun asti, jona aikana selvitetään palkanmaksun jatkotoiminta Auran kunnassa. Kumppanuudella tarkoitetaan tarjouspyynnössä palvelun yhdessä tekemistä ja kehittämistä sujuvaksi kokonaisuudeksi.

 

Ehdotus

Esittelijä

Terhi Källi, Kunnanjohtaja, terhi.kalli@aura.fi

Kunnanhallitus päättää käynnistää palkkahallintopalveluiden hankinnan ja pyytää tarjouksia palvelun tuottamisesta 8.11.2024 mennessä.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Valmistelija

  • Tuija Pellosmaa, Hallintojohtaja, tuija.pellosmaa@aura.fi

Perustelut

Tarjouspyyntö lähetettiin kolmelle mahdolliselle palveluntuottajalle suoraan sähköpostiin. Lisäksi tarjouspyyntö julkaistiin kunnan internet-sivulla sekä somessa. Määräaikaan mennessä kuntaan saapui yksi tarjous: Auran Tilitiimi Oy:ltä. Saatu tarjous on tarjouspyynnön mukainen. Tarjousasiakirjat ovat oheismateriaalina.

Ehdotus

Esittelijä

  • Terhi Källi, Kunnanjohtaja, terhi.kalli@aura.fi

Kunnanhallitus päättää valita palkkahallinnon kumppanuuteen Auranmaan Tilitiimi Oy:n saadun tarjouksen perusteella ajalle 1.2.2025 - 31.12.2026.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Tiedoksi

Auranmaan Tilitiimi Oy, palkkahallinto

Muutoksenhaku

OIKAISUOHJE JA VALITUSOSOITUS AURAN KUNNANHALLITUKSEN HANKINTAPÄÄTÖKSESTÄ
Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan julkisista hankinnoista annetun lain (hankintalaki) mukaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (hankintaoikaisu). Asia voidaan myös saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi, mikäli hankinnan arvo ylittää hankintalain 15 §:n mukaisen kynnysarvon 1.

1 Kansallisen kynnysarvon suuruus on:
- 60.000 € tavarat ja palvelut
- 400.000 € terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut
- 150.000 € rakennusurakat
- 500 000 € käyttöoikeusurakat

I Oikaisuohje
Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi tehdä  hankintayksikölle kirjallisen hankintaoikaisun. Hankintaoikaisun voi tehdä tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).

Hankintaoikaisun tekoaika
Asianosaisen on tehtävä hankintaoikaisu 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.
Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä hankintapäätös oheisasiakirjoineen katsotaan saaduksi tiedoksi sinä päivänä, jolloin päätöksen oheisasiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin.
Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedoksiannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Hankintaoikaisun sisältö
Hankintaoikaisusta on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Hankintaoikaisusta on käytävä ilmi oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi.
Hankintaoikaisuun on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, jolleivät ne jo ole hankintayksikön hallussa.

TOIMITUSOSOITE:
Auran kunnanhallitus
Tuulentie 1
21380 Aura
Käyntiosoite: Tuulentie 1, Aura.
Sähköpostiosoite: kunta@aura.fi

Hankintaoikaisun vireilletulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosainen voi hankintalain nojalla hakea muutosta valittamalla markkinaoikeuteen.

II Valitusosoitus markkinaoikeuteen
Tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee, voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen.
Julkisista hankinnoista annetun lain 42 §:n mukaan puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan ei saa hakea valittamalla muutosta, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa. Lupa on myönnettävä, jos:
1) asian käsittely on lain soveltamisen kannalta muissa samanlaisissa asioissa tärkeää; tai
2) siihen on painava, hankintayksikön menettelyyn liittyvä syy.
Jollei toisin säädetä, valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen.
Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankintasopimuksen hankintalain 130 §:n 1 tai 3 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa.
Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.
Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä hankintapäätös oheisasiakirjoineen katsotaan saaduksi tiedoksi sinä päivänä, jolloin päätöksen oheisasiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin.
Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedoksiannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Valituksen sisältö
Valituksessa on ilmoitettava hankinta-asia, jota valitus koskee, sekä valittajan vaatimukset ja niiden perusteet. Puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan osalta valituskirjelmässä on esitettävä, minkä vuoksi käsittelylupa tulisi myöntää.
Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatija on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Lisäksi on ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa. Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskirjelmä.
Valitukseen on liitettävä alkuperäisenä tai jäljennöksenä päätös, johon haetaan muutosta, sekä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta. Valitukseen on liitettävä asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi. Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja, kuten hallintolainkäyttölain 21 §:ssä säädetään.

Valituksen toimittaminen
Valitus on toimitettava markkinaoikeudelle. Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä. Itse tiedoksisaantipäivää ei lasketa mukaan.
Hakemuksen voi toimittaa markkinaoikeuden kansliaan henkilökohtaisesti, asiamiestä käyttäen, lähetin välityksellä, postitse, telekopiona tai sähköpostin avulla kuten laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) säädetään. Jos vireillepanon viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa asiakirjat toimittaa markkinaoikeudelle ensiksi seuraavana arkipäivänä.

Muutoksenhausta ilmoittaminen hankintayksikölle
Hankinta-asian muutosta hakevan on kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikölle viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeuteen. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikön kohdassa I mainittuun osoitteeseen.

Käsittelymaksu
Markkinaoikeus perii valittajalta pääsääntöisesti valitusasian käsittelystä oikeudenkäyntimaksuna 2050 euroa (tuomioistuinmaksulaki 1455/2015). Yksityishenkilön oikeudenkäyntimaksu on markkinaoikeudessa 510 euroa. Jos asia poistetaan käsittelystä antamatta ratkaisua, peritään oikeudenkäyntimaksuna 500 euroa.

Valituskielto
Hankintalain 163 §:n mukaan markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta kuntalain eikä hallintolainkäyttölain nojalla.

Markkinaoikeuden osoite ja muut yhteystiedot
Markkinaoikeus
Radanrakentajantie 5
00520 Helsinki

puh. 029 56 43300
fax 029 56 43314
sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi