Perustelut
Kunnan hallintosäännön 145 §:n mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla.
Hallintosäännön 145 §:n mukaan lautakunnan/jaoston pöytäkirja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.
Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä.
- Lautakunnan nykyinen käytäntö on, että ennakkotieto kokouksesta on tarvittaessa lähetetty 7 vuorokautta ennen kokousta joko sähköpostilla tai tekstiviestinä. Asialista 4 vuorokautta ennen kokousajankohtaa.
- Pöytäkirjan tarkastaa kaksi erikseen valittua pöytäkirjan tarkastajaa.
- Tarkastetut pöytäkirjat on pidetty nähtävänä Auran kunnan kotisivuilla.
- Lautakunnan kokoukset on pidetty tarpeen mukaan.
- Lautakunnan lehti-ilmoitukset on ilmoitettu siten, kuin kunnan ilmoituksien julkaisemisesta on valtuustossa päätetty
Pöytäkirjanpitäjä lähettää laatimansa pöytäkirjaluonnoksen tarkastukseen sekä puheenjohtajalle että valituille pöytäkirjantarkastajille. Pöytäkirja tarkastetaan ja hyväksytään sähköisellä allekirjoituksella eSignature-palvelussa määräaikaan mennessä.
Tarkastettu pöytäkirja oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen pidetään nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä säädetään.
Ehdotus
Esittelijä
-
Kari Tuohi, Tekninen johtaja, kari.tuohi@aura.fi
Kokoukset kutsutaan erikseen puheenjohtajan kanssa sovitusti koolle, pääsääntöisesti torstai iltaisin klo 18.00 alkaen. Seuraava kokous päivä pyritään sopimaan etukäteen, aina kokouksen päätteeksi. Ennakkotieto kokouksesta pyritään lähettämään vähintään 7 vuorokautta ennen kokousta, joko sähköpostilla tai tekstiviestinä. Asialista 4 vuorokautta ennen kokousajankohtaa.
Pöytäkirjan tarkastaa kaksi erikseen valittua pöytäkirjan tarkastajaa. Pöytäkirjantarkastajat vaihtuvat kokouksittain.
Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali pyritään lähettämään ja kokoukset pitämään sähköisesti. Kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä.
Pöytäkirjanpitäjä lähettää laatimansa pöytäkirjaluonnoksen sähköpostitse tarkastukseen sekä puheenjohtajalle että valituille pöytäkirjantarkastajille. Pöytäkirja tarkastetaan ja hyväksytään sähköisellä allekirjoituksella eSignature-palvelussa määräaikaan mennessä. Pöytäkirja tarkistetaan 7 vuorokauden kuluessa, kokouksen päättymisestä.
- Tarkastettu pöytäkirja oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen pidetään nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140§:ssä säädetään
- Lisäksi lautakunnan ilmoitukset julkaistaan kunnanvaltuuston hyväksymän käytännön mukaisesti.
Lautakunnan kaikille jäsenille on jaetaan kunnan toimesta kannettava tietokone tai tabletti, sähköisiä kokouksia varten.
Pöytäkirjan tarkastajat nimetään uuden järjestyksen mukaisesti.
Pöytäkirjan tarkastusvuorossa ovat Markku Laaksonen ja Päivi Ryösä.
Päätös
Kokoukset pyritään pitämään torstai-iltaisin klo 18.00.
Pöytäkirja tarkistetaan sähköisesti päätösehdotuksen mukaisesti.
Asialista lähetetään 6 vuorokautta ennen kokousajankohtaa. Muilta osin päätös on päätösehdotus mukainen.
Lautakunnan kaikille jäsenille on tarjottu kunnan kannettavia tietokoneita sähköisiä kokouksia varten. Oman koneen käyttö on myös sallittu, mutta siitä ei saa erillistä korvausta.
Kunnan IT-tuki pitää kirjaa tietokoneista, Päivi Ryösä käyttää omaa konetta.
Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Markku Laaksonen ja Päivi Ryösä.