Perustelut
Kunnanhallitus on kokouksessaan 31.10.2022 § 210 antanut toimeksi virkajohdolle laatia lausunto esi- ja perusopetuksen valtionosuuden virheelliseen kirjaamiseen johtaneista syistä. Selvityspyyntö kirjattiin pöytäkirjaan seuraavasti:
"Auran kunta on saanut syksyn 2021 tilastointipäivän perusteella rahoitusta 41 muusta kuin vaikeimmin kehitysvammaisesta pidennetyn oppivelvollisuuden oppilaasta ja yhdestä (1) vaikeimmin kehitysvammaisesta pidennetyn oppivelvollisuuden oppilaasta. Auran kunta on kuitenkin 6.10.2022 ilmoittanut Opetushallitukselle, että oikea lukumäärä on 12 ja vaikeimmin kehitysvammaisten pidennetyn oppilaiden oikea lukumäärä 0."
Kyseinen virhe tuottaa kunnalle 650 000 € takaisinmaksuvelvoitteen kuluvalta vuodelta ja 2021 vuoden takaisinmaksun määrää ei vielä tänään tiedetä. Kyseistä summaa ei löydy tämän vuoden budjetista. On siis kiistaton seikka, että takaisinmaksu on yllättävä ja siihen ei ole kunnassa kyetty ajoissa varautumaan.
Jotta asioiden ja tapahtumien kulkuun ja vastuisiin saadaan kunnanhallituksessa selvyys, asiasta on tehtävä kirjallinen selvitys kunnanjohtajan toimesta vuoden 2022 aikana. Takaisinmaksu kun vaikuttaa olennaisesti kunnan maksuvalmiuteen ja ensi vuoden budjetin laadintaan.
Selvityksestä on ilmettävä, mitkä ovat olleet tässä kyseisissä asioissa mukana olleiden johtavien viranhaltijoiden velvollisuudet ja vastuut ja miksi on syntynyt laiminlyöntejä. Samalla on selvitettävä, miksi sisäinen tarkastus ei ole virhettä huomannut, koska kyseessä on kahden vuoden ajalta virheellinen tulkinta. Tarkastuslautakunnan toimintamahdollisuuksia asiassa ei tällä selvityksellä haluta mitenkään rajoittaa.
Raportissa on tuotava julki, millä korjaavilla toimenpiteillä kunnan operatiivinen johto varmistaa, että vastaisuudessa samalta virheeltä vältytään."
Kunnanjohtaja on toimeksisaaneena pyytänyt hallinto-/sivistysjohtajaa, nykyistä rehtoria sekä tilintarkastajaa esittämään kirjallisesti näkemyksensä oman roolinsa/tehtävänsä/havaintojensa kautta tähän ei-toivottuun tilanteeseen johtaneiden tapahtumien kulusta. Saatujen selvitysten pohjalta on koostettu pykälän liitteenä oleva lausunto.
Selvitysten pohjalta voidaan todeta, että esi- ja perusopetuksen virheellinen tilastointi ei ole ollut tahallista/tuottamuksellista vaan monen valitettavan mutta inhimillisen muutostekijän yhteisvaikutuksena syntynyt virhe. Kirjausvirhe ja siihen liittyvä takaisinperintä vuoden 2021 osalta korjataan vuoden 2022 tilinpäätöksessä, jonka jälkeen enempää vaikutusta ei synny.
Jatkossa vastaavantyyppiset tilanteet estetään seuraavin toimenpitein:
- Sisäisen valvonnan ohjeistuksiin, prosesseihin ja vastuisiin kiinnitetään aiempaa enemmän huomiota. Tarvittaessa järjestetään aiheeseen liittyvää koulutusta sitä tarvitseville.
- Hallintosäännön mukaisten vastuiden ja velvollisuuksien sekä ylipäänsä roolien selkiyttäminen varmistetaan jo perehdytysvaiheesta alkaen.
- Toimialajohto varmistaa riittävän, säännöllisen dialogin omien vastuualueidensa esihenkilöiden kanssa. Vastuualueen esihenkilö puolestaan huolehtii tiedonkulusta oman vastuualueensa sisällä. Jokaisella on organisaatiossa vastuu tiedon hankkijana ja välittäjänä oman tehtävän hoitamisen osalta.
- Erityisesti muutostilanteiden johtamisessa tiedon siirtyminen, oikean menettelyn noudattaminen sekä ohjeiden oikein ymmärtäminen tulee varmistaa.
- Kunnan asianhallintaan ja kirjaamiskäytäntöihin (dokumentointi) liittyvää ohjeistusta tulee selkiyttää ja yhdenmukaistaa, erityisesti sähköisten käytäntöjen yleistyessä. Aiheeseen liittyvää osaamista on tarpeen lisätä sihteereistä ylimpään johtoon asti.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.