Perustelut
Auran kunnan kirjanpidossa henkilöresurssi on noin puolitoista henkilötyövuotta. Ensi vuoden alussa resurssista poistuu yksi kokonainen osaaja. Kirjanpidon kokonaisuus on liian suuri nykyiselle henkilöstölle hoidettavaksi ilman lisäresurssia. Etenkin tilinpäätöksen tekeminen ja talousarvion valmistelu vaativat henkilöresurssia enemmän kuin yksi ihminen ehtii tehdä.
Osto- ja myyntireskontra sekä perintä toimivat hajautetusti neljän henkilön muiden töiden ohessa. Myös sijaistukset toimivat kunnan oman henkilöstön kesken. Yhteys kirjanpitoon on päivittäistä ja sujuvaa. Kollegiaalinen tuki hoituu myös omassa organisaatiossa.
Pääkirjanpitäjä hoitaa käytännössä kunnan kirjanpidon kokonaisuuden, tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen laadinnan, sisäisen laskennan, osto- ja myyntireskontran toiminnan sekä talousraportoinnin. Hän on kaikkien taloushallinto-ohjelmien pääkäyttäjä ja opastaa muut käyttäjät tehtäviinsä. Merkittävästi työaikaa vievät talouden raportointi Valtiokonttorille ja muille valtion viranomaisille.
Kirjanpidon järjestäminen on jatkossa mahdollista edelleen hoitaa omana työnä, osittaisena ostopalveluna tai yhteistyöllä toisen kuntaorganisaation kanssa. Omana työnä hodettaessa tehtävään tulee rekrytoida mahdollisimman pätevä ammattilainen, joka pystyy ottamaan tehtävän nopeasti haltuunsa. Osittainen ostopalvelu voisi sisältää kirjanpidon perusprosessien ja raportoinnin hoitamisen. Ongelmana ostopalvelussa on kireä aikataulu, epävarmuus saatavista tarjouksista sekä ostopalveluihin liittyvät rajapintojen tulkinnat. Lisäksi kunnan ehdot ovat palveluntarjoajille tässä kohtaa tiukat, sillä ohjelmistoja ei voida nopealla aikataululla vaihtaa. Kunta on ostopalveluissa palvelun tuottajan armoilla, mikäli tuottajalla ei ole riittävää osaamista tai sopimus ei sisällä kaikkia tarpeellisia tehtäviä. Käytännössä joissakin kunnissa kirjanpidon ostopalveluissa on ollut ongelmana se, ettei kunnan kirjanpitoa, kustannuspaikkoja ja palveluluokkia osata riittävän hyvin. Tämä voi johtaa esimerkiksi valtionosuuksien menetyksiin. Parhaimmillaan ostopalvelu tuo vakautta ja turvaa toiminnalle, sillä tehtävä ei ole yhdestä henkilöstä kiinni.
Yhteistyö toisen kuntaorganisaation kanssa tarkoittaa käytännössä mahdollista yhteistyötä Pöytyän kunnan kanssa. Auran ja Pöytyän kunnilla on yhteiset palvelimet ja samat ohjelmistot. Pöytyän kunnalla ei ole ylimääräistä henkilöresurssia kirjanpidossa, ja alustavien keskustelujen mukaan lisäresurssin tarve myös naapurillamme on selkeä. Tämä mahdollistaisi yhteisen kirjanpitotiimin muodostamisen tulevaisuudessa. Tiimi voisi toimia yhtenäisenä, vaikka työntekijöillä olisi eri palkanmaksaja. Tiimissä tehtäviä ja osaamista voitaisiin jakaa ja sijaistaa. Myös ammatillinen tuki olisi saatavilla päivittäin. Yhteisen tiimin perustaminen voitaisiin tehdä rauhalliseen tahtiin esimerkiksi Auran kunnan uuden henkilön rekrytoinnin jälkeen, kun uusi henkilö olisi oppinut tehtävänsä.
Kunnan omaan organisaatioon henkilön palkkaaminen tuo tietyn henkilöriskin työnantajan näkökulmasta, kuten kaikissa kunnan tehtävissä. Oma osaava henkilö kuitenkin nostaa koko organisaation osaamista ja kunnan muut työntekijät saavat opastusta ja neuvontaa tarvittaessa lähellä. Kommunikaatio oman organisaation sisällä on luontevampaa kuin organisaation ulkopuolelle. Pienessä kunnassa hyvän kirjanpitäjän osaaminen on erityisen tärkeää talouden seurannan, talousarvion laadinnan ja tilinpäätöksen yhteydessä. Lisäksi tilastojen toimittaminen Valtiokonttorille ja muille viranomaisille oman talousraportoinnin lisäksi ovat merkittäviä tehtäviä. Ohjelmien pääkäyttäjyys tuo tehtävään lisähaastetta, mutta osaaminen omassa organisaatiossa helpottaa koko organisaation toimintaa.
Vaihtoehtojen vertailua
| Vaihtoehtoinen tapa järjestää |
Positiiviset näkökohdat |
Uhat |
| Oma henkilöresurssi |
-osaaminen lähellä ja päivittäin
-muun henkilöstön opastus luontevaa
- tehtävien sopiminen helpompaa kuin ostopalveluissa
- kustannukset tiedossa
|
- henkilöriski, jos osaaminen vain yhden varassa tai rekrytointi epäonnistuu |
| Yhteistyö toisen kuntaorganisaation kanssa |
- työntekijöille ammatillinen tuki
- sijaistukset voidaan saada toimimaan
- toimiva tiimi on enemmän kuin osiensa summa
- kustannukset tiedossa ja osin pienemmät jaetulla henkilöresurssilla
|
- yhteistyön sujuminen on henkilöistä riippuvainen |
| Ulkoistus |
- henkilöriskiä ei pitäisi olla ostajalla
- kilpailutus tuo onnistuessaan vahvan osaamisen |
- palvelun määrittelyn rajapinnat voivat aiheuttaa tulkintaongelmia
- kustannukset omaa resurssia korkeammat ja kasvavat indeksien mukaan
- jos palveluntuottajalla ei ole riittävää osaamista, ongelmia on vaikea ratkoa |
Pääkirjanpitäjän tehtäväkohtainen palkka on Auran kunnassa tällä hetkellä 2 896 euroa ja kirjanpitäjän palkka 2 773 kuukaudessa. Tämän lisäksi maksetaan henkilökohtaisen suoriutumisen perusteella henkilökohtaista lisää sekä vuosisidonnaisia lisiä palvelusvuosien mukaan. Tehtävässä nykyisin toimivalle talous- ja palkkasihteerille osoitetaan nykyistä enemmän kirjanpidon tehtäviä ja pääkirjanpitäjän roolia. Tehtäväkuvaukset ovat oheismateriaalina.
Päätös
Kalle Isotalo ehdotti lisäyksenä kunnanjohtajan päätösehdotukseen, että kunnanhallitus päättää -että keskustelu yhteistyöstä kirjanpidon prosesseista käynnistetään Pöytyän kunnan kanssa -että markkinavuoropuhelua osittaisesta kirjanpidon ulkoistuksesta jatketaan. Laura Alikeskikylä kannatti ehdotusta.
Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti kunnanjohtajan päätösehdotuksen täydennettynä puheenjohtajan ehdottamalla lisäyksellä.